Quy chế hoạt động HĐQT trước 18/12/2012

Ngày đăng: 22/07/2016

QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN SÀI GÒN

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1:

Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn (gọi tắt là HĐQT Công ty) là cơ quan quản lý cao nhất của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra để quản lý mọi hoạt động của Công ty trong thời gian giữa hai kỳ Đại hội đồng cổ đông. HĐQT Công ty có các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại khoản 2 điều 31 Điều lệ Tổ chức và hoạt động Công ty và Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội thông qua.

Điều 2:

Hội đồng Quản trị Công ty làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ trong nội bộ. Mọi vấn đề thuộc thẩm quyền giải quyết của HĐQT đều được thảo luận dân chủ, công khai và quyết định theo đa số.

Điều 3:

Mọi quyết định của HĐQT Công ty phải được triển khai tổ chức thực hiện đầy đủ và kịp thời. Các đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp phải chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyết định trên.

 

CHƯƠNG II

CÁC HÌNH THỨC HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Điều 4:

Hoạt động của HĐQT Công ty được thực hiện thông qua các phiên họp theo định kỳ. Trong trường hợp cần thiết, HĐQT có thể tổ chức họp bất thường để giải quyết các công việc phát sinh theo quyền hạn đã được Điều lệ Công ty quy định.

Điều 5:

Cuộc họp thường kỳ của HĐQT được tổ chức 2 (hoặc 3) tháng một lần. Trong cuộc họp thường kỳ, HĐQT tiến hành nhận xét, đánh giá kết quả hoạt động trong thời gian qua và đề ra các phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp công tác trong thời gian tới

Điều 6 :

Cuộc họp bất thường của HĐQT đuợc tổ chức khi cần thiết phải giải quyết các công việc cấp bách thuộc thẩm quyền của HĐQT khi có đề nghị bằng văn bản của những người được quy định tại khoản 2 điều 32 Điều lệ Công ty và thời gian tổ chức cuộc họp HĐQT bất thường được thục hiện theo quy định tại khoản 3 điều 32 Điều lệ Công ty

 

CHƯƠNG III

TỔ CHỨC CÁC KỲ HỌP CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

 

Điều 7:

Các cuộc họp của HĐQT chỉ được tiến hành khi có ít nhất ¾ số thành viên HĐQT tham gia dự họp.

Trường họp thành viên HĐQT vì lý do công tác hoặc những lý do chính đáng khác không thể có mặt tham gia phiên họp nhưng đã gởi các ý kiến theo nội dung thảo luận được thông báo đến HĐQT thì ý kiến đó được xác định trong biểu quyết tại cuộc họp.

Trưởng Ban Kiểm soát được tham dự các cuộc họp Hội đồng quản trị khi có thư mời, được phát biểu ý kiến và có quyền kiến nghị đối với các nội dung thảo luận tại cuộc họp nhưng không được quyền biểu quyết.

Trong trường họp cần thiết, HĐQT có thể mời những người không phải là thành viên HĐQT (thành viên Ban Tổng Giám đốc, thành viên Ban kiểm soát, đại diện Đảng ủy, các Trưởng, phó phòng nghiệp vụ hoặc cán bộ chuyên môn…) tham gia dự họp để đóng góp ý kiến các vấn đề được nêu ra trong nội dung cuộc họp.

Điều 8:

Việc tổ chức các cuộc họp của HĐQT phải tuân thủ theo các trình tự sau :

• Chuẩn bị nội dung cuộc họp
• Thông báo chương trình và nội dung họp
• Tổ chức cuộc họp
• Thảo luận tại cuộc họp
• Biểu quyết
• Ghi biên bản và soạn thảo các nghị quyết, quyết định

Điều 9: Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Người triệu tập cuộc họp HĐQT có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung cần đưa ra thảo luận, dự kiến thành phần mời dự họp.

Thư ký HĐQT có trách nhiệm giúp soạn thảo , tổng hợp và hệ thống các nội dung thành tài liệu họp để gởi các thành viên có liên quan.

 

Điều 10 Thông báo chương trình và nội dung cuộc họp

Việc thông báo triệu tập họp HĐQT (thường kỳ hơặc bất thường) phải thực hiện bằng văn bản. Trong đó, ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia họp và các nội dung được

đưa ra thảo luận tại cuộc họp.

Địa điểm tổ chức cuộc họp phải được bố trí tại nơi có điều kiện thuận lợi để các thành viên được mời họp có thể tham dự.

Thư ký HĐQT có trách nhiệm soạn thảo và gởi thông báo triệu tập họp cùng tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp cho những người tham gia dự họp. Thông báo triệu tập họp HĐQT phải được gởi trước ngày họp ít nhất là 5 ngày.

Điều 11 : Tổ chức cuộc họp HĐQT

Phòng Kế hoạch Tổ chức Hành chánh Công ty có trách nhiệm bố trí địa điểm, chuẩn bị các phương tiện cần thiết (thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm…) để phục vụ cuộc họp HĐQT theo yêu cầu của người triệu tập họp.

Chủ tịch HĐQT Công ty, hoặc người được Chủ tịch uỷ quyền, hơặc người yêu cầu triệu tập cuộc họp trực tiếp chủ trì cuộc họp.

Mở đầu cuộc họp, Chủ tịch HĐQT, hoặc người được Chủ tịch uỷ quyền, hoặc người yêu cầu triệu tập cuộc họp nêu mục đích tổ chức cuộc họp và các vấn đề được đưa ra thảo luận. Các thành viên khác tham dự cuộc họp có thể đề nghị bổ sung nội dung thảo luận . Những nội dung bổ sung này phải được đa số thành viên dự họp đồng ý mới được đưa vào chương trình thảo luận.

Điều 12 : Thảo luận tại cuộc họp

Sau khi Chủ tịch HĐQT, hoặc người được Chủ tịch uỷ quyền, hoặc người yêu cầu triệu tập cuộc họp báo cáo cụ thể các vấn đề đề nghị HĐQT xem xét, các thành viên HĐQT tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến đối với từng vấn đề.

Trường hợp Chủ tịch HĐQT yêu cầu các thành viên Hội đồng quản trị phải báo cáo công việc được phân công của mình trước HĐQT.

Việc thảo luận phải đảm bảo nguyên tắc công khai, dân chủ và tôn trọng lẫn nhau. Các ý kiến đóng góp phải mang tính xây dựng và phục vụ cho lợi ích của Công ty.

Điều 13 Biểu quyết tại cuộc họp

Từng nội dung sau khi đã tiến hành thảo luận, nghe ý kiến đóng góp của các thành viên tham dự họp, HĐQT sẽ tiến hành biểu quyết, hoặc bỏ phiếu kín, hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

Khi tham gia biểu quyết, Chủ tịch HĐQT hoặc người được Chủ tịch ủy quyền là người biểu quyết sau cùng. Việc biểu quyết được thực hiện theo quy định tại khoản 7,9,10 điều 32 Điều lệ Công ty.

Quyết định của HĐQT được thông qua khi có trên 50% tổng số thành viên HĐQT biểu quyết tán thành. Trường họp số phiếu ngang bằng nhau, quyết định được thông qua thuộc về phía có ý kiến tán thành của Chủ tịch HĐQT.

Điều 14 : Ghi biên bản cuộc họp và soạn thảo các nghị quyết, quyết định của HĐQT

• Các cuộc họp của HĐQT phải được ghi biên bản. Biên bản phải thể hiện tất cả những nội dung được thảo luận, ý kiến đóng góp, kết quả biểu quyết

– Thư ký cuộc họp có trách nhiệm ghi đầy đủ, trung thực các ý kiến của các thành viên tham gia cuộc họp và tỷ lệ biểu quyết từng vấn đề được đưa ra xem xét, thảo luận tại cuộc họp. Biên bản cuộc họp HĐQT phải được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có chữ ký của Chủ tọa cuộc họp, Thư ký và các thành viên HĐQT tham dự.

– Biên bản các cuộc họp của HĐQT phải được lưu vào hồ sơ Công ty.

• Căn cứ biên bản cuộc họp, Thư ký có trách nhiệm soạn thảo các nghị quyết hoặc quyết định trình Chủ tịch HĐQT Công ty phê duyệt và ban hành

 

Điều 15 :

Trong trường hợp Hội đồng quản trị không tổ chức được cuộc họp thì Chủ tịch HĐQT sẽ lấy ý kiến các thành viên HĐQT bằng văn bản, và căn cứ trên kết quả đa số thành viên HĐQT đồng ý thì Chủ tịch HĐQT sẽ ra nghị quyết hoặc thông báo để thi hành nội dung biểu quyết.

 

CHƯƠNG IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHỊ QUYẾT, QUYẾT ĐỊNH CỦA HĐQT

 

Điều 16 :

Các nghị quyết, quyết định của HĐQT sau khi đuợc ban hành phải được gởi đến các thành viên HĐQT, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, Bí thư Đảng ủy và những người có liên quan để tổ chức thực hiện

Điều 17 :

Các nghị quyết, quyết định của HĐQT phải được những người có liên quan tổ chức thực hiện nghiêm túc, triệt để ; đồng thời phải theo dõi kết quả thực hiện và báo cáo lại HĐQT .

 

CHƯƠNG IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 18 :

Bản Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành.

Việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ Bản Quy chế này do Chủ tịch Hội đồng quản trị đề nghị, quyết định sau khi đã trao đổi, thống nhất ý kiến trong Hội đồng quản trị