Quy chế hoạt động Ban điều hành

Ngày đăng: 22/07/2016

QUI CHẾ LÀM VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH

CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN SÀI GÒN

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

 

Điều 1:

Ban Điều hành Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc Công ty (gọi tắt là Ban Tổng Giám đốc Công ty) thực hiện chức năng quản lý và điều hành toàn bộ mọi hoạt động của công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ của Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn, Nghị quyết của Đại hội đồng Cổ đông và Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị Công ty.

Điều 2:

2.1 Ban Điều hành Công ty hoạt động trên cơ sở tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ.

2.2 Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn là người đại diện theo pháp luật của Công ty, là người điều hành mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm chính trước Hội đồng Quản trị Công ty và trước pháp luật về hoạt động điều hành của mình.

2.3 Các Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc Công ty trong việc tổ chức,quản lý và điều hành các hoạt động chung của đơn vị và được Tổng Giám đốc phân công trực tiếp theo dõi, giải quyết một số lĩnh vực công tác cụ thể. Các Phó Tổng Giám đốc phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về chất lượng, hiệu quả công việc được giao.

Điều 3:

• Ban Điều hành Công ty và các thành viên trong Ban Điều hành làm việc theo chương trình, kế hoạch công tác, có sự phân công cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc nhằm đề cao trách nhiệm của mỗi cá nhân trước Hội đồng Quản trị Công ty và trước các cổ đông.
• Nghiêm cấm mọi hành vi lợi dụng chức vụ, quyền hạn hoặc cố ý làm trái quy định gây thiệt hại về vật chất, danh dự, uy tín của Công ty, quyền lợi hợp pháp của các cổ đông và làm tổn hại mối đoàn kết trong nội bộ đơn vị.
• Ban Điều hành Công ty phải điều hành công việc SXKD của công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông. Nếu điều hành trái với các quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.

CHƯƠNG II

PHẠM VI VÀ QUAN HỆ PHỐI HỢP GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

 

Điều 4: Phạm vi giải quyết công việc của Ban Tổng Giám đốc Công ty

• Những công việc sau đây do Tổng Giám đốc Công ty quyết định sau khi tập thể Ban Điều hành Công ty đã thảo luận và thống nhất chủ trương:

– Chương trình công tác hàng tháng, hàng quý và cả năm của Ban Điều hành Công ty theo nghị quyết của HĐQT và Đại hội đồng cổ đông.

– Biện pháp tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh và đầu tư của Công ty theo nghị quyết của Hội đồng Quản trị, Đại hội đồng cổ đông Công ty.

– Quy hoạch cán bộ, chương trình, kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quy định tại Điều lệ Công ty..

– Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong Ban Tổng Giám đốc Công ty và uỷ quyền cho những cán bộ quản lý khác thực hiện quyền hạn của mình

– Xác nhận Báo cáo hàng năm về tình hình, kết quả hoạt động SX-KD và phương hướng, nhiệm vụ công tác trong năm tới của Công ty để trình Hội đồng quản trị phê chuẩn.

– Một số vấn đề khác mà Tổng Giám đốc Công ty xét thấy cần thiết đưa ra thảo luận trong tập thể Ban Điều hành Công ty

4.2 Trường hợp đặc biệt có tính đột xuất, nếu không có điều kiện tổ chức được việc thảo luận trong tập thể Ban Tổng Giám đốc những vấn đề quy định tại khoản 1 Điều này thì Tổng Giám đốc Công ty có thể chỉ đạo việc lấy ý kiến riêng của các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng Công ty và Trưởng các Phòng, Ban nghiệp vụ, Giám đốc các Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty – có liên quan để tham khảo trước khi quyết định. Các thành viên trong Ban Tổng Giám đốc và thủ trưởng các đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời hạn do Tổng Giám đốc Công ty quy định. Nếu quá thời hạn trên mà không có ý kiến trả lời thì được xem như đã nhất trí với chủ trương và hoàn toàn đồng ý với dự kiến của Tổng Giám đốc Công ty.

Điều 5: Phạm vi giải quyết công việc của Tổng Giám đốc Công ty

5.1 Tổng Giám đốc Công ty trực tiếp xem xét giải quyết các công việc sau đây:

– Những công việc thuộc thẩm quyền theo quy định tại Điều 116 khoản 3 của Luật Doanh nghiệp và những quyền hạn của Tổng Giám đốc được quy định tại Điều 41 Điều lệ Tổ chức & hoạt động Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn.

– Những việc do Hội đồng Qủan trị Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài gòn yêu cầu

– Những công việc có liên quan đến trách nhiệm của các Phó Tổng Giám đốc Công ty nhưng các Phó Tổng Giám đốc còn có những ý kiến khác nhau về cách giải quyết

– Việc phân công nhiệm vụ cho các Phó Tổng Giám đốc hoặc uỷ quyền cho các Phó Tổng Giám đốc giải quyết một số lĩnh vực công tác cụ thể

– Quyết định việc triệu tập các cuộc họp, hội nghị quan trọng của Công ty trong lĩnh vực thuộc trách nhiệm, quyền hạn của Ban Tổng Giám đốc nhằm triển khai các công việc theo Nghị quyết của Hội đồng quản trị và xác định thời gian, thành phần, nội dung đồng thời trực tiếp chủ trì các cuộc họp, hội nghị đó.

5.2 Tổng Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo việc xem xét giải quyết các khiếu nại,tố cáo của cán bộ, CNV và người lao động theo thẩm quyền được giao đúng quy định pháp luật.

5.3 Theo định kỳ hàng tháng, Tổng Giám đốc Công ty tổ chức họp giao ban với các Phó Tổng Giám đốc để kiểm điểm, đánh giá những kết quả công việc đã thực hiện và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong Ban Điều hành trong thời gian tiếp theo, đồng thời thống nhất biện pháp chỉ đạo, quản lý và điều hành nhằm đảm bảo các hoạt động của Công ty được ổn định.

5.4 Trong trường hợp vì lý do công tác phải vắng mặt tại Công ty từ một ngày trở lên, Tổng Giám đốc Công ty uỷ quyền cho một trong số Phó Tổng Giám đốc khác có trách nhiệm giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền. Người được uỷ quyền có trách nhiệm báo cáo bằng văn bản với Tổng Giám đốc Công ty các công việc đã giải quyết trong thời gian Tổng Giám đốc vắng mặt.

Điều 6 : Phạm vi giải quyết công việc của Phó Tổng Giám đốc Công ty

6.1 Căn cứ vào năng lực quản lý, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm công tác, mỗi Phó Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc Công ty phân công phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số lĩnh vực công tác cụ thể (kể cả việc trực tiếp theo dõi, chỉ đạo hoạt động các Phòng, Ban nghiệp vụ, Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty). Khi triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác được phân công, các Phó Tổng Giám đốc Công ty có những quyền hạn và trách nhiệm như sau:

– Hỗ trợ Tổng Giám Đốc trong công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo sự phân công và các qui định pháp luật.

– Thay mặt Tổng Giám Đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo ủy quyền khi Tổng giám đốc vắng mặt.

– Báo cáo bằng văn bản hàng tháng, quý trước Tổng giám đốc về phạm vi công việc của mình.

– Quyết định các vấn đề liên quan đến công tác điều hành công ty theo sự phân công của mình hoặc do Tổng Giám đốc ủy quyền bằng văn bản. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng Giám đốc Công ty khi giải quyết các công việc thuộc lĩnh vực công tác được phân công hoặc được ủy quyền.

– Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra,đôn đốc, hướng dẫn các Phòng, Ban nghiệp vụ, Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty – giải quyết hoặc xử lý các vấn đề thuộc phạm vi được giao phụ trách.

– Chủ động phối hợp chặt chẽ với các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được phân công nhằm đảm bảo việc giải quyết công tác có chất lượng, hiệu quả , đúng quy định của pháp luật và Điều lệ Công ty.

– Từ chối thực hiện những quyết định của Tổng giám đốc nếu thấy quyết định này trái pháp luật, trái với Điều lệ của Công ty và trái với Nghị quyết của Hội đồng quản trị, của Đại hội đồng cổ đông; đồng thời phải có trách nhiệm thông báo ngay cho Ban Kiểm soát biết.

– Xây dựng và trình Tổng giám đốc các kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm liên quan đến lãnh vực mình phụ trách.

– Được quyết định các biện pháp vượt thẩm quyền của mình trong những trường hợp khẩn cấp như thiên tai, dịch họa và sự cố… và chịu trách nhiệm về các quyết định này, đồng thời phải báo cáo ngay cho HĐQT và Tổng Giám đốc Công ty biết.

– Có các quyền và thực hiện nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, các Quyết định của Đại hội đồng cổ đông và HĐQT.

– Trong quá trình giải quyết công việc theo lĩnh vực được phân công nếu xét thấy có liên quan đến lĩnh vực phụ trách của các Phó Tổng Giám đốc khác thì có trách nhiệm trực tiếp phối hợp và bàn bạc với Phó Tổng Giám đốc đó để cùng giải quyết.Trường hợp công việc có liên quan đến nhiều Phó Tổng Giám đốc Công ty và các Phó Tổng Giám đốc còn có những ý kiến khác nhau thì phải báo cáo với Tổng Giám đốc Công ty để Tổng Giám đốc xem xét và quyết định.

6.2 Trường hợp Phó Tổng Giám đốc đựơc phân công phụ trách lĩnh vực chuyên môn phải vắng mặt vì lý do công tác và cần phải xử lý các vấn đề phát sinh có liên quan đến các công việc thụôc lĩnh vực do mình phụ trách trong thời gian vắng mặt thì phải báo cáo với Tổng Giám đốc Công ty để có chủ trương giải quyết.

Điều 7: Phạm vi giải quyết công việc của các Trưởng Phòng nghiệp vụ Công ty

Trưởng các Phòng nghiệp vụ Công ty có chức năng là tham mưu cho Ban Điều hành Công ty về lĩnh vực công tác chuyên môn được giao và trực tiếp giải quyết các công việc theo quy định tại Quy chế Tổ chức & Hoạt động của từng Phòng, Ban nghiệp vụ do Công ty ban hành.

 

Điều 8: Thẩm quyền ký ban hành văn bản của Ban Tổng Giám đốc Công ty

8.1 Tổng Giám đốc Công ty ký ban hành các văn bản sau đây:

• Các văn bản của Công ty gửi cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương và địa phương
• Các văn bản chỉ đạo công tác chung của Công ty thuộc thẩm quyền của Ban Tổng Giám đốc.
• Các văn bản có tính pháp quy nội bộ do Công ty ban hành trừ những Quy chế quản lý nội bộ thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng Qủan trị Công ty.
• Các quyết định về tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc thẩm quyền của Tổng Giám đốc Công ty các quyết định về công tác thi đua, khen thưởng, xử lý kỷ luật đối với cán bộ, CVN trừ những chức danh thuộc quyền quản lý của Hội đồng Quản trị Công ty
• Các quyết định điều chỉnh ngạch, bậc lương; quyết định nâng bậc lương cho cán bộ CNV trong Công ty thuộc thẩm quyền của Ban Tổng Giám đốc và các Hợp đồng lao động với cán bộ, CNV Khối Văn phòng Công ty và các chức danh quản lý thuộc thẩm quyền.của Tổng Giám đốc.
• Các báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động SX-KD theo định kỳ tháng, quí và hàng năm của Công ty.
• Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, luận chứng kinh tế-kỹ thuật do Giám đốc Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty lập và gửi Tổng Giám đốc Công ty xem xét trước khi trình Hội đồng Quản trị Công ty phê duyệt theo thẩm quyền.

8.2 Phó Tổng Giám đốc Công ty được quyền ký thay Tổng Giám đốc những văn bản thuộc lĩnh vực công tác được Tổng Giám đốc phân công phụ trách hoặc những vấn đề được Tổng Giám đốc uỷ quyền bằng văn bản.

Trường hợp ký thay Tổng Giám đốc Công ty những văn bản có nội dung và yêu cầu phải được thảo luận và thống nhất chủ trương trong tập thể Ban Tổng Giám đốc Công ty theo quy định tại Điều 4 của Bản Quy chế này hoặc những kiến nghị,đề xuất của Công ty với cơ quan quản lý Nhà nước thì Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc Công ty trước khi ký ban hành.

Điều 9: Thẩm quyền ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền Tổng Giám đốc Công ty

9.1 Trưởng các Phòng nghiệp vụ Công ty được ký thừa lệnh Tổng Giám đốc các văn bản hướng dẫn về mặt nghiệp vụ, thông báo chủ trương nhiệm vụ công tác liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quyền hạn được giao để gửi các Phòng, Ban, Chi nhánh, đơn vị phụ thuộc Công ty; và một số loại văn bản cụ thể khác theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc Công ty.

9.2 Trưởng phòng Kế hoạch Tổ chức Hành chính Công ty được quyền thừa lệnh Tổng Giám đốc Công ty ký sao y các văn bản, ký xác nhận hồ sơ, lý lịch cán bộ, CNV, ký công lệnh, giấy đi ường, giấy giới thiệu, thông báo chương trình, lịch làm việc của Tổng Giám đốc Công ty. Trường hợp Trưởng phòng Kế hoạch Tổ chức Hành chính vắng mặt vì lý do công tác thì Phó phòng được ký các văn bản nói trên.

 

Điều 10 Trình tự, thủ tục trình văn bản và thời gian giải quyết công việc

10.1 Thủ tục

• Các Phòng, Ban nghiệp vụ, Chi nhánh, đơn vị phụ thuộc Công ty khi có việc cần Ban Điều hành Công ty giải quyết phải làm văn bản (Công văn, Tờ trình) và gửi về Phòng Kế hoạch Tổ chức Hành chánh Công ty. Trong văn bản phải nêu rõ nội dung công việc cần giải quyết kèm theo các hồ sơ, tài liệu liên quan (nếu có) và Thủ trưởng đơn vị đề nghị phải chịu trách nhiệm về nội dung trình ký.
• Trưởng hoặc Phó Phòng Kế hoạch Tổ chức Hành chính Công ty có trách nhiệm

kiểm tra sơ bộ về nội dung, thể thức văn bản, nếu thấy đủ điều kiện thì giao Nhân viên Văn thư làm thủ tục tiếp nhận, ghi sổ Công văn đồng thời chuyển cho cán bộ Điều hành, cán bộ quản lý có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định tại Điều 5 và Điều 6 của Bản Quy chế này.

10.2 Thời hạn giải quyết

• Đối với những công việc thuộc phạm vi giải quyết thường xuyên thì Tổng Giám đốc Công ty hoặc các Phó Tổng Giám đốc giải quyết trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày P.Kế hoạch Tổ chức Hành chánh Công ty trình văn bản.
• Đối với những công việc, những vấn đề có nội dung quan trọng, phức tạp đòi hỏi Ban Tổng Giám đốc phải cần nhiều thời gian để nghiên cứu, hoặc tham khảo ý kiến của các cán bộ chuyên môn hoặc cần làm rõ thêm trước khi quyết định thì thời gian giải quyết không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày P.Kế hoạch Tổ chức Hành chánh Công ty trình văn bản.
• Đối với các vấn đề cần phải được thảo luận tập thể trong Ban Điều hành Công ty theo quy định tại khoản 1 Điều 4 của Bản Quy chế này thì thời gian giải quyết là không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày P.Kế hoạch Tổ chức Hành chánh Công ty trình văn bản.
• Kết quả giải quyết công việc hoặc ý kiến chỉ đạo về giải quyết công việc của Tổng Giám đốc hoặc các Phó Tổng Giám đốc phải được Văn phòng Công ty thông báo ngay cho các đơn vị , bộ phận hoặc cá nhân có liên quan biết để triển khai thực hiện.

CHƯƠNG III

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC CỦA

BAN ĐIỀU HÀNH CÔNG TY

Điều 11

Chương trình công tác của Ban Điều hành Công ty gồm có: Chương trình công tác hàng tháng, hàng quý, 6 tháng và cả năm được xây dựng trên cơ sở triển khai thực hiện Nghị quyết của Đại hội đồng Cổ đông, Nghị quyết và quyết định của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn..

Vào ngày 15 của tháng đẩu mỗi quý, Ban Tổng Giám đốc phải xây dựng kế hoạch của quý tiếp theo và báo cáo kết quả SXKD của quý trước cho Hội đồng Quản trị Công ty.

Chương trình công tác của Ban Điều hành Công ty được gửi đến các thành viên trong Ban Điều hành , Đảng ủy và các Phòng nghiệp vụ, Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty – để triển khai phối hợp và thực hiện.

Căn cứ chương trình công tác của Ban Điều hành Công ty, các thành viên trong Ban Tổng Giám đốc có trách nhiệm nghiên cứu xây dựng chương trình công tác của mình để giải quyết công việc thuộc lĩnh vực chuyên môn được giao phụ trách phù hợp với yêu cầu và tiến độ chung đồng thời phải có chương trình công tác hàng tháng để giải quyết những công việc cụ thể.

Các Phó Tổng Giám đốc Công ty có trách nhiệm phải báo cáo với Tổng Giám đốc nội dung chương trình công tác của mình để có sự chỉ đạo, phối hợp, kết hợp và điều chỉnh khi cần thiết .

Điều 12

Căn cứ vào chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, và kết quả tổng hợp nội dung chương trình, kế hoạch SX-KD của các Phòng nghiệp vụ, Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty – theo từng thời kỳ, Phòng Kế hoạch Tổ chức hành chánh có trách nhiệm xây dựng Dự kiến Chương trình Công tác hàng quý, 6 tháng và cả năm của đơn vị để trình Ban Điều hành Công ty xem xét, phê duyệt.

Lịch làm việc hàng tuần của Tổng Giám đốc Công ty do Thư ký soạn thảo trên cơ sở các bộ phận, tổ chức, đơn vị đăng ký nội dung làm việc với Ban Điều hành Công ty và khối lượng công việc cần giải quyết trong tuần và được thông báo đến các Phó Tổng Giám đốc Công ty , Trưởng các Phòng nghiệp vụ, Giám đốc Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty và để thực hiện.

 

CHƯƠNG IV

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC GIỮA BAN ĐIỀU HÀNH CÔNG TY

VÀ CÁC TỔ CHỨC ĐẢNG, ĐOÀN THỂ

Điều 13: Quan hệ với cấp uỷ Đảng

Ban Điều hành Công ty tôn trọng sự Điều hành của cấp uỷ Đảng theo quy định tại Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, theo các quy định của Ban Chấp hành Trung Ương về chức năng, nhiệm vụ của đảng bộ, chi bộ cơ sở trong công ty cổ phần. Đồng thời tổ chức thực hiện các Nghị quyết của Đảng uỷ Công ty theo Quy chế làm việc của Đảng uỷ Công ty Cổ phần XNK Thuỷ sản Sài Gòn.

Theo định kỳ hàng quý, vào tháng cuối quý Ban Điều hành Công ty làm việc với Bí thư Đảng uỷ để nhận xét, đánh giá kết quả công tác trên các lĩnh vực chính trị – tư tưởng, tổ chức cán bộ, tổ chức SX-KD, đời sống của người lao động trong đơn vị và tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ theo Nghị quyết của Đảng uỷ Công ty.

Điều 14 Quan hệ với tổ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên CS HCM

Ban Điều hành Công ty phối hợp chặt chẽ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để tồ chức Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Công ty thực hiện đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm của mình theo luật định.

 

CHƯƠNG V

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15

Bản Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành và được thông báo đến các thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban Tổng Giám đốc , các Phòng nghiệp vụ, Chi nhánh – đơn vị phụ thuộc Công ty – và các tổ chức Đảng, Đoàn thể trong Công ty.

Các thành viên trong Ban Điều hành Công ty, Trưởng/Phó các phòng thuộc Công ty, Giám đốc các chi nhánh – đơn vị phụ thuộc – chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thi hành Bản Quy chế này.

Điều 16

Việc sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ Bản Quy chế này do Hội đồng Quản trị Công ty quyết định trên cơ sở đề nghị của Tổng Giám đốc Công ty sau khi đã trao đổi, thống nhất ý kiến trong Ban Điều hành Công ty.